SÉCURITÉ 50 : son retour d'expérience sur SEKUR

Olivier POLLE

Je suis Olivier POLLE, l’un des 3 associés de la société SÉCURITÉ 50. Je travaille dans les métiers de la sécurité depuis 1995. Au départ, je suis issu d’une formation commerciale bac + 4 en gestion des ressources humaines de l’entreprise. En 1995, j’étais d’abord salarié de la sécurité privée. Je suis ensuite passé associé de mon entreprise précédente. Depuis 2002, je suis salarié-associé de SÉCURITÉ 50. En 30 ans, j’ai pu voir toutes les évolutions dans les métiers de la sécurité, autant côté réglementation qu’administration. Aujourd’hui, je suis sur le terrain, mais moins. J’interviens en tant que chef de sécurité incendie, SSIAP 2, et je m’occupe principalement de la partie gestion/administration : RH, expirations des agents, préparation de la paie, gestion commerciale (devis/factures) et du planning.

Olivier POLLE

SÉCURITÉ 50 est une PME d’environ 70 personnes. Nous avons des agents cynophiles, des agents de sécurité qualifiés/confirmés et des agents de sécurité incendie, SSIAP.

Olivier POLLE

Concernant nos prestations : nous travaillons pour l’événementiel, nous faisons du gardiennage de structures et de matériels contre le vandalisme et le vol, du service d’ordre, du contrôle d’accès, de la palpation, du contrôle visuel de bagages, des interventions sur alarme, de la surveillance de sites industriels et de chantiers.

Olivier POLLE

La Manche (50) et le Calvados (14).

Olivier POLLE

Nous travaillons pour les industriels, le secteur bancaire, les mairies, les particuliers pour les mariages et événements privés afin de contrôler les entrées et le parking, et les événements publics : bals, concerts, salons, foires, etc.

Olivier POLLE

On avait monté une grosse programmation Excel qui était stockée sur un ordinateur. La programmation est devenue trop importante et Excel a bugué. Il a fallu qu’on trouve une autre solution, car nous avions une centaine d’agents. On vous a connus sur Internet. On connaissait son ancien logiciel, les logiciels les plus courants, et ils ne faisaient que la planification à l’époque. On a vu que vous faisiez la facturation, les devis, le planning et le terrain avec la main courante électronique. On est tombés sur votre publicité avec une vidéo de démonstration du logiciel. Ça nous a convaincus et on s’est lancés. On a pris SEKUR en 2020. Au fur et à mesure de notre utilisation de SEKUR et de son adoption, on s’est mis au planning et on a laissé Excel, car on s’est rendu compte que c’était plus simple et plus rapide et qu’on y avait accès de partout, et pas juste stocké sur un seul ordinateur. Il a fallu former le personnel sur SEKUR et on a eu au début une petite réticence de la part de notre équipe. La nouveauté, ça inquiétait. Au final, ils l’ont adopté rapidement et aujourd’hui, ils sont bien contents, car on évite plein de boulettes et c’est franchement beaucoup plus simple qu’avant.

Olivier POLLE

Avoir une liaison entre la planification, les devis, la facturation, les mains courantes, la fonction PTI, et surtout que nos clients puissent avoir un accès à cette plateforme afin de leur montrer une certaine transparence et un professionnalisme concernant le suivi des prestations. SEKUR est vraiment très complet.

Olivier POLLE

Avoir un programme de planning Excel très lourd, un logiciel de facturation séparé qui obligeait à tout retranscrire à chaque fois, et sur le planning et sur les factures ou les devis, ce qui était source d’erreurs.

Olivier POLLE

Le suivi des mains courantes papier nous obligeait à retranscrire toutes les mains courantes pour les clients, notamment sur les chantiers à surveiller, puisque, le plus souvent, les bureaux des clients ne sont pas sur place, ni le gestionnaire du chantier.

Olivier POLLE

Les envois de plannings aux agents et aux clients, avec des plannings qui changent régulièrement.

Olivier POLLE

Le suivi des matériels et équipements.

Olivier POLLE

Le suivi des absences des agents, où les demandes par téléphone ou email étaient quelquefois oubliées d’être traitées.

Olivier POLLE

Au début, c’était le tarif attractif. Puis les fonctionnalités qui vont plus loin que ce que la concurrence propose : main courante électronique, fonction PTI, devis, facturation, gestion du matériel… et bien sûr l’ergonomie du logiciel.

Olivier POLLE

La simplicité, l’ergonomie et surtout que toutes les fonctionnalités que nous recherchions soient présentes et modulables selon l’activité et les besoins de chaque client (rapport d’intervention, rapport de rondes modulable, etc.).

Olivier POLLE

Des craintes, non. Le choix a été fait à l’époque dans un souci de simplification administrative. Le plus compliqué a été la mise en place et la formation des agents sur ce type de logiciel. En réalité, la formation des agents est très simple, car le logiciel est très ergonomique et simple d’utilisation. Aujourd’hui, je forme mes agents sur SEKUR en 15 minutes par téléphone.

Olivier POLLE

Se simplifier la vie, réunir toutes les fonctions demandées par nos clients sur un même logiciel et surtout celles de la gestion RH et de la planification. La solution était toute trouvée avec SEKUR.

Olivier POLLE

Oui, car gain de temps : gain dans la communication, gain au niveau du suivi client.

Olivier POLLE

La fonction PTI intégrée. Les possibilités de modulation dans la programmation des rapports à destination de nos clients. L’envoi direct des mains courantes à nos clients. La simplicité du logiciel.

Olivier POLLE

C’est un plus, nous l’avons intégré à nos appels d’offres avec vos documents téléchargeables (votre dossier technique).

Olivier POLLE

Nos clients qui souhaitent avoir un accès sont très contents, ça simplifie beaucoup de choses pour eux en termes de gestion et surtout de temps.

Olivier POLLE

Oui, gain en productivité et aussi en efficacité. Toutes les données sont à disposition, plus besoin que l’agent se réveille pour avoir une information sur ce qui s’est passé la nuit, tout est retranscrit sur les mains courantes. Les agents ont leur planning par mail en moins d’une heure dès qu’un changement est effectué.

Olivier POLLE

Aussi, il y a un rappel sur les prestations 1 heure avant les prises de service, ce qui évite les oublis.

Olivier POLLE

On utilise tout.

Olivier POLLE

C’est bien plus simple. Il y a les indications de dépassement d’heures, d’indisponibilités, les délais de prévenance pour les formations, les recyclages et surtout un visuel sur les avertissements concernant les dates de validité des cartes professionnelles, qui nous sont également envoyés par mail.

Olivier POLLE

Ce n’est pas calculable. Énormément de temps, ça, c’est une certitude. Sur Excel, on lançait le planning, il fallait attendre au moins 15 minutes et après, nous avions un écran blanc. On ne pouvait pas partager le fichier de planning ni l’avoir sur téléphone ou tablette. On ne pouvait pas l’envoyer par email ni le sauvegarder sur un cloud, car notre fichier était trop lourd. Il nous fallait conserver l’historique, ce qui a rendu le fichier trop volumineux.

Olivier POLLE

Le plus simplement du monde. La plupart du temps, les devis se font en un clic, ou plutôt 2, et c’est envoyé directement par le logiciel, avec un suivi des consultations du destinataire grâce au suivi des emails du logiciel.

Olivier POLLE

Oui, surtout dans les heures fériées, les doublons qui existaient avant et les tranches horaires sur des départs de prestation à 00 h 00. Avant, on ne savait jamais si c’était le matin ou le soir et ça perturbait les agents qui se trompaient d’heure de prise de service.

Olivier POLLE

Le décompte des heures se fait également automatiquement. Aussi, le tarif client est programmable pour chaque client. Il n’y a donc plus d’erreurs possibles.

Olivier POLLE

Les congés sont programmés selon les demandes (via la rubrique « Demandes agents ») ou l’enregistrement par l’agent de ses indisponibilités, et tout apparaît selon un code couleur sur le planning général.

Olivier POLLE

L’export prépaie est simple : 1 clic, renseignement de la période souhaitée, intégration dans le logiciel de paie par importation de fichier, puis calcul et vérification des bulletins derrière. C’est on ne peut plus simple.

Olivier POLLE

Nous faisons les paies en interne, mais pour notre comptable, oui, ça lui simplifie la vie, c’est une certitude.

Olivier POLLE

Prise de service, envoi de mains courantes, prises de photos, création de points de contrôle géolocalisés, PTI, demande de matériel, demandes d’indisponibilités et consultation de leur planning, rappels par email sur les formations et recyclages, export des rapports de rondes, rapports d’interventions sur alarme, et pour certains, la possibilité de créer des sites clients et d’intégrer des consignes de sites. Toutes les fonctions sont utilisées. Les intervenants peuvent s’auto-planifier et les chefs de poste peuvent créer des clients et des sites. Tout cela est possible grâce à la personnalisation des droits/rôles des collaborateurs.

Olivier POLLE

Oui, surtout pour les prises de service. Il y a la fonction de prévenance s’il y a un retard, ce qui nous permet de gérer une éventuelle absence ou un incident de trajet.

Olivier POLLE

Les incidents sur site nous arrivent également à l’instant T, ce qui nous permet également un suivi de prestation et de prévenance en cas de problème important.

Olivier POLLE

Ils sont très satisfaits. Chaque événement est géolocalisé, avec éventuellement des prises de photos. Il n’y a pas de possibilité de quitter le site pendant la mission sans se faire repérer grâce à la fonction « sortie de périmètre » programmable dans la fiche du site.

Olivier POLLE

Oui, c’est indéniable. La géolocalisation permanente prouve que l’agent est bien sur place. Aussi, la fonction du PTI qui concerne l’inactivité de l’agent et l’immobilisation du téléphone prouve que l’agent ne dort pas puisqu’il y a des alertes en cas d’absence de mouvement.

Olivier POLLE

Le gain de temps et le traitement des données. La facturation, les données prépaie, les envois de données à notre comptable et la traçabilité de tout.

Olivier POLLE

Un gain de temps ? Oui.

Olivier POLLE

Une baisse des erreurs ? Oui.

Olivier POLLE

Une amélioration de la rentabilité ? Oui.

Olivier POLLE

Une meilleure image auprès de vos clients ? Oui.

Olivier POLLE

20 à 25 % par rapport aux solutions que nous avions avant, et c’est une estimation basse ;).

Olivier POLLE

Oui, considérablement. Les chefs de poste ont leurs programmations pour faire leur planning de site, le commercial aussi, tout le monde a un visuel sur la planification, sur les clients, c’est vraiment un plus.

Olivier POLLE

Le matin, visu sur les mains courantes, sur les ouvertures des emails, modifications de planification selon les demandes faites par les agents ou les clients, mise en place de la planification et des enregistrements des nouveaux clients, nouveaux sites, nouveaux agents, intégration sur le planning, contrôle des anomalies du temps de travail, puis création des devis, factures. L’avantage, c’est que tout est intégré sur une même plateforme.

Olivier POLLE

J’aimerais pouvoir avoir une indication directe sur le planning général que les factures sont faites, envoyées ou payées dans la colonne site, ça éviterait d’éventuels oublis.

Olivier POLLE

Avoir une indication du numéro de devis également sur la planification, pour avoir un gain de temps dans les recherches, surtout quand on se trouve en mode plateforme sur portable.

Olivier POLLE

Sa simplicité et surtout que c’est une solution bien complète.

Olivier POLLE

Eux aussi, ça leur simplifie la communication. Les clients qui l’ont demandé ont un accès à SEKUR. Ils ont accès au planning de leurs sites et, s’ils ont des demandes complémentaires, ils les font depuis SEKUR, via la rubrique « Demandes clients ». L’avantage, c’est qu’ils ont accès à tout ce dont ils ont besoin : contrats, MCE, consignes ; ils peuvent les modifier, en ajouter et, s’ils font des demandes particulières, nous pouvons les transférer aux agents concernés via le cahier de consignes. Pour les clients qui n’ont pas de compte, ils reçoivent la MCE le lendemain de chaque service ou intervention.

Olivier POLLE

On avait pris une formation et, au fur et à mesure, on s’y est tous mis. Moi, je préviens quand il y a des modifications intéressantes dans les mises à jour. Pour les nouveaux agents, on leur explique le fonctionnement de base et ils se débrouillent bien. Les tutos sont bien faits et les vidéos aussi. Aujourd’hui, on se met à la page régulièrement grâce à ça.

Olivier POLLE

Pour les clients : oui, la formation est très simple, les clients nous demandent des précisions que nous leur apportons le plus souvent par email, avec une indication sur le support fourni par SEKUR, qui est déjà très complet.

Olivier POLLE

Les rares fois où on a dû appeler, il a été très réactif, avec une résolution du souci dans les 10 minutes.

Olivier POLLE

La formation initiale, oui. Après, la prise en main étant finalement simple, les tutos étant aussi simples et le logiciel étant ergonomique, ça va tout seul.

Olivier POLLE

Extrêmement simple. Nous avons même fait des formations en urgence par téléphone à nos agents, d’une durée de 15 minutes, pour une prise en main du début à la fin.

Olivier POLLE

Il n’y a pas d’hésitation à avoir. Pour les petites structures, le papier, ça vous met hors réglementation. Prendre un logiciel, ça peut faire peur au niveau de l’adaptation et du coût, mais en fait, ça fait gagner du temps, de l’argent et, en cas de contrôle du CNAPS, on a tous les justificatifs.

Olivier POLLE

Tellement on a confiance en SEKUR, le jour où j’ai eu un contrôle du CNAPS, je voulais donner au contrôleur un accès administrateur pour qu’il cherche lui-même les documents et informations.

Olivier POLLE

Simplicité / ergonomie, efficacité.

Olivier POLLE

Avant, nous étions engloutis dans différents programmes et logiciels, à tout retranscrire de l’un à l’autre. Aujourd’hui, nous sommes en mode simplicité et quiétude.

Olivier POLLE

C’est déjà fait et oui. Lors de nos différents échanges avec d’autres sociétés de sécurité privée, nous en parlons. Nous comparons nos solutions, car la plupart utilisent leur ancien logiciel et, quand nous leur montrons SEKUR, ils sont surpris et nous disent : « Ah oui, ce n’est pas la même chose… ça, on n’a pas, ça non plus… mais c’est cher ? » Je leur réponds que non.

Olivier POLLE

C’est déjà bien complet. Après, effectivement, avoir des indications complémentaires comme précédemment cité : factures faites et envoyées sur le planning, devis incrémenté dans le menu au clic sur une cellule du planning, avoir un accès direct aux fiches clients et fiches sites depuis le planning, pareil pour la fiche agent sur le même principe que le bouton d’appel téléphonique directement depuis le planning collaborateur, mais vous venez de me montrer que la loupe servait à ça.