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Modèles de main courante : les rubriques qui rendent un événement relisible

Une main courante n'a d'utilité que si elle reste compréhensible plusieurs mois après, par quelqu'un qui n'était pas là. Voici les rubriques à prévoir, un exemple rédigé et les formulations à éviter.

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Les rubriques attendues

Horodatage

Date et heure de l'événement, distinctes de l'heure de rédaction si elles diffèrent.

Lieu précis

Site, bâtiment, niveau, zone. « Sur site » ne permet pas de relire l'événement plus tard.

Rédacteur

Agent auteur du constat, et son poste au moment des faits.

Faits constatés

Ce qui a été vu ou entendu, au passé, sans interprétation.

Personnes concernées

Rôles et qualités, en limitant les données personnelles au nécessaire.

Suites données

Alerte, intervention, appel aux secours, information du client, heure de chaque action.

Pièces jointes

Photo, croquis, référence d'un ticket ou d'un numéro d'intervention.

Clôture

Événement résolu, transmis à la relève, ou laissé ouvert avec la raison.

Exemple rédigé, et sa version à éviter

Formulation exploitable

« 02h14, niveau -1 du parking, porte coupe-feu P12 constatée ouverte et calée par un extincteur. Aucune personne présente. Porte refermée, extincteur remis en place à 02h19. Photo jointe. Information transmise au PC à 02h20 et notée pour la relève. »

Exemple illustratif, données fictives.

Formulation à éviter

« Cette nuit, porte du parking encore ouverte, sûrement les livreurs qui font n'importe quoi. Réglé. »

Pas d'heure ni de localisation précise.
Une supposition présentée comme un fait.
Une suite donnée non détaillée, donc invérifiable.

Du modèle papier à la main courante électronique

Les mêmes rubriques deviennent des champs saisis sur place : l'horodatage n'est plus déclaré, la photo est attachée à l'événement, et le rapport se produit sans recopie. Une correction ultérieure reste visible comme telle plutôt que de remplacer la version d'origine.

Voir la main courante électronique

Questions fréquentes

Une main courante a-t-elle une valeur juridique ?

C'est un document interne de traçabilité. Il peut être versé à un dossier, mais il ne constitue ni une plainte, ni un procès-verbal, ni une main courante déposée en commissariat.

Que ne faut-il pas écrire dans une main courante ?

Ni jugement de valeur, ni supposition présentée comme un fait, ni donnée personnelle sans nécessité. On consigne ce qui a été constaté, par qui, à quelle heure, et ce qui a été fait ensuite.

Combien de temps conserver les mains courantes ?

La durée dépend de votre politique de conservation et des obligations attachées au contrat. Elle doit être écrite et appliquée, plutôt que laissée à l'appréciation de chacun.

Contact

Parler à quelqu'un qui connaît le métier

Quatre façons d'entrer en contact, selon ce dont vous avez besoin. Une agence n'a pas les mêmes questions selon qu'elle compare des outils, prépare un budget ou doit basculer avant la fin du trimestre.

Vous comparez des solutions

Réserver un rendez-vous

Un échange guidé sur vos sites, vos vacations et vos contrats. C'est le format le plus utile pour juger du périmètre réel.

Choisir un créneau

Vous préparez un budget

Demander un devis

Le chiffrage écrit reprend l'offre retenue, le nombre de fiches collaborateurs, les licences Terrain et les conditions applicables.

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Pour une question courte de périmètre ou de calendrier, le téléphone reste le plus rapide : 07 44 92 21 73.

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Ce qu'il est utile d'avoir sous la main

Rien n'est obligatoire, mais avec ces éléments l'échange devient concret dès les premières minutes.

Le nombre d'agents à planifier et le nombre de sites tenus.
Les types de missions concernées : postes fixes, rondes, événementiel, travail isolé.
Les outils actuellement en place et le format de ce que vous pouvez en exporter.
Votre échéance : date à laquelle vous voulez que la bascule soit terminée.
La personne qui portera le projet en interne, côté exploitation et côté RH.

Avant l'échange, vous pouvez parcourir les critères de choix et le centre de confiance pour préparer vos questions.