Guide de migration
Passer d'un tableur ou d'un ancien logiciel à SEKUR
Une migration réussie tient rarement à la technique. Elle tient au périmètre décidé, à la qualité des données reprises et à une date d'arrêt de l'ancien outil. Voici la méthode étape par étape, avec ce qui est attendu de vous et ce qui relève de l'accompagnement.
Les sept étapes
- Étape 1
Cadrage
Lister les sites actifs, les contrats en cours, les effectifs et les outils à remplacer. Définir qui décide, qui paramètre et qui forme les équipes.
Livrable : Périmètre écrit et calendrier cible.
- Étape 2
Préparation des données
Nettoyer les fichiers avant de les reprendre : doublons d'agents, sites fermés, contrats échus. Une reprise propre coûte moins cher qu'une correction après bascule.
Livrable : Fichiers agents, sites et contrats prêts à importer.
- Étape 3
Paramétrage
Créer les sites, les postes, les vacations récurrentes, les consignes et les circuits de ronde. Définir les rôles et les droits d'accès par profil.
Livrable : Environnement paramétré, validé par l'exploitation.
- Étape 4
Formation
Former séparément l'exploitation, l'administratif et les agents de terrain : leurs écrans et leurs gestes quotidiens ne sont pas les mêmes.
Livrable : Référents internes autonomes sur leur périmètre.
- Étape 5
Période en double
Faire tourner l'ancien et le nouvel outil sur un cycle complet, idéalement un mois de planning et une clôture. Comparer les heures obtenues des deux côtés.
Livrable : Écarts identifiés et expliqués avant la bascule.
- Étape 6
Bascule
Arrêter l'ancien outil à une date annoncée. Sans date d'arrêt, le tableur historique continue de vivre en parallèle et la migration n'aboutit jamais.
Livrable : Un seul outil de référence pour le planning et les heures.
- Étape 7
Contrôles après démarrage
Vérifier sur les premières semaines : postes non couverts, pointages manquants, écarts d'heures, factures conformes aux contrats.
Livrable : Points de contrôle hebdomadaires les premiers mois.
Quelles données reprendre
Tout reprendre est la meilleure façon de retarder un démarrage. La règle utile : reprendre ce qui sert à exploiter demain, archiver le reste.
| Objet | Ce qui est attendu |
|---|---|
| Agents | Identité, coordonnées, contrat, habilitations et dates d'expiration. |
| Sites | Adresse, contacts, consignes, postes et horaires types. |
| Contrats clients | Prestations, tarifs applicables, périodes et conditions de facturation. |
| Planning | Vacations à venir. L'historique ancien est rarement utile à reprendre. |
| Historique terrain | À conserver dans l'ancien système en archive lorsque son format ne permet pas une reprise fiable. |
Le format d'import accepté, le volume repris et la part réalisée par nos équipes sont précisés au devis, en fonction de vos fichiers réels.
Une bascule contrôlée, en cinq contrôles
- 1
Export d'essai
Un premier export de votre outil actuel, sur un échantillon réel.
- 2
Vérification
Vous contrôlez les fiches reprises : agents, sites, contrats.
- 3
Import validé
L'import complet n'est lancé qu'après votre accord écrit.
- 4
Formation
Exploitation, administratif et agents, chacun sur ses écrans.
- 5
Première clôture
Les heures du premier mois sont rapprochées avec l'ancien outil.
Qui fait quoi
Votre agence
- Fournir les exports de l'outil actuel.
- Valider les fichiers avant import.
- Désigner un référent et fixer la date d'arrêt de l'ancien outil.
SEKUR
- Indiquer le format de fichier attendu.
- Accompagner le paramétrage et la formation.
- Suivre le démarrage. Le périmètre exact est écrit au devis.
Réversibilité : vos données restent les vôtres
Avant de signer, demandez que figurent au devis : les données exportables en fin de contrat, leur format, le délai de mise à disposition et la durée de conservation après résiliation. Ces points se valident avant l'engagement, pas après.
Voir le centre de confianceCinq pièges classiques
- Migrer sans date d'arrêt de l'ancien outil : les deux systèmes cohabitent indéfiniment.
- Reprendre des données sales : les doublons d'agents ressortent au premier planning.
- Former uniquement le siège : les agents de terrain décident de l'adoption réelle.
- Basculer en pleine période de forte activité plutôt que sur un mois calme.
- Négliger la première clôture : c'est là que les écarts d'heures se révèlent.
Préparer votre migration avec nous
Nous partons de votre existant : outils actuels, nombre de sites, effectif et échéances. Le calendrier et le partage des tâches sont écrits avant l'engagement.
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Ce que nous ne prétendons pas
- Aucun délai de migration type n'est annoncé : la durée dépend du nombre de sites, de la qualité des données à reprendre et de la disponibilité de vos équipes.
- Aucune reprise automatique depuis un outil tiers n'est promise : la faisabilité dépend du format d'export que vous obtiendrez réellement.
- L'import des données est offert aux nouveaux clients ; le coût de la mise en service et de la formation est arbitré au devis.
- Ce guide ne remplace pas un cadrage projet avec votre exploitation : il en donne la trame.
Les questions à nous poser
- 1. Qui réalise l'import, et qui valide les fichiers de reprise ?
- 2. Que se passe-t-il si la bascule échoue au premier mois de production ?
- 3. Quelles données ne seront pas reprises, et où resteront-elles consultables ?
- 4. Le calendrier proposé tient-il compte de nos périodes de forte activité ?
Questions sur la migration
Peut-on démarrer sur un seul site avant de généraliser ?
Oui, et c'est souvent recommandé. Un site pilote permet de valider le paramétrage, les consignes et les habitudes de pointage avant d'étendre au reste du portefeuille.
Faut-il reprendre l'historique des mains courantes ?
Rarement. L'historique ancien reste consultable dans le système d'origine ; la reprise se concentre sur ce qui sert à exploiter : agents, sites, contrats et vacations à venir.
Qui réalise l'import des données ?
Le partage des tâches est fixé au devis. Vous préparez et validez les fichiers source, ce qui reste indispensable puisque vous seul connaissez la réalité de votre portefeuille.
Que se passe-t-il si nous arrêtons SEKUR ?
La question de la récupération de vos données est traitée dans le centre de confiance et dans le contrat. Demandez que les modalités d'export figurent explicitement dans votre devis.
Contact
Parler à quelqu'un qui connaît le métier
Quatre façons d'entrer en contact, selon ce dont vous avez besoin. Une agence n'a pas les mêmes questions selon qu'elle compare des outils, prépare un budget ou doit basculer avant la fin du trimestre.
Vous comparez des solutions
Réserver un rendez-vous
20 à 30 minutes avec un conseiller métier, sur vos cas réels : une absence imprévue à remplacer, une prise de service sur le terrain, puis la clôture des heures du mois. Vous repartez avec un périmètre confirmé.
Choisir un créneauVous préparez un budget
Demander un devis
Le chiffrage écrit reprend l'offre retenue, le nombre de fiches collaborateurs, les licences Terrain et les conditions applicables.
Ouvrir le formulaire de devisVous avez une question précise
Appeler l'équipe
Pour une question courte de périmètre ou de calendrier, le téléphone reste le plus rapide : 07 44 92 21 73.
Appeler le 07 44 92 21 73Vous êtes déjà client
Accéder au logiciel
Espace de connexion des agences déjà clientes. Ce site de présentation ne donne accès à aucune donnée d'agence.
Ouvrir la plateformeCe qu'il est utile d'avoir sous la main
Rien n'est obligatoire, mais avec ces éléments l'échange devient concret dès les premières minutes.
- Le nombre d'agents à planifier et le nombre de sites tenus.
- Les types de missions concernées : postes fixes, rondes, événementiel, travail isolé.
- Les outils actuellement en place et le format de ce que vous pouvez en exporter.
- Votre échéance : date à laquelle vous voulez que la bascule soit terminée.
- La personne qui portera le projet en interne, côté exploitation et côté RH.
Avant l'échange, vous pouvez parcourir les critères de choix et le centre de confiance pour préparer vos questions.