Les règles RH indispensables dans la sécurité privée

La gestion des ressources humaines dans le secteur de la sécurité privée, ce n’est pas juste de l’embauche et de la gestion du personnel. Elle est une pierre angulaire qui garantit non seulement la conformité aux normes strictes de l’industrie, mais aussi la sécurité, l’efficacité et la satisfaction tant des employés que des clients. En tant que gérant, vous êtes régulièrement confronté à diverses situations critiques, telles que la création de votre entreprise, le recrutement des premiers employés, ou le passage de seuils d’effectifs. Chaque étape apporte son lot de défis et expose votre entreprise à des risques de non-conformité RH.

C’est le pilier central qui assure non seulement que vous respectez les normes de l’industrie, mais aussi que vous garantissez la sécurité, l’efficacité et la satisfaction de vos employés ainsi que de vos clients. En tant que gérant, vous êtes constamment confronté à des situations critiques : la création de votre entreprise, le recrutement des premiers collaborateurs ou encore le passage de seuils d’effectifs. Chaque étape est un challenge en soi et expose votre entreprise à des risques de non-conformité RH.

Dans le domaine de la sécurité privée en France, on ne plaisante pas avec les régulations. C’est le Code de la sécurité intérieure (CSI) qui dicte la loi, avec des exigences très strictes en matière de formation et de certification. Maîtriser ces exigences est absolument crucial pour éviter les sanctions tout en garantissant une prestation de services sans faille.

Alors, comment faire pour minimiser ces risques de non-conformité RH ? Comment les identifier ? Quels sont ces risques précisément et comment s’assurer que votre entreprise est conforme aux exigences RH ? Ne vous inquiétez pas, on va vous éclairer sur ces points essentiels pour que vous puissiez naviguer sereinement dans cet océan de régulations.

Conformité RH : quelles sont les obligations professionnelles de l’employeur ?

La conformité RH, également connue sous le terme de Compliance RH, englobe l’ensemble des obligations légales auxquelles une entreprise doit se conformer, y compris les lois du travail et les normes en vigueur.

Pour les professionnels de la sécurité privée, il est essentiel de structurer ces obligations en plusieurs catégories clés, indépendamment des seuils d’effectifs. Voici les principales :

L’affichage obligatoire :

Les informations devant être présentes sur les affichages réglementaires pour une entreprise de 10 salariés ou moins sont :

• les coordonnées de l’inspection du travail ;
• le numéro de téléphone du Défenseur des droits ;
• les coordonnées de la médecine du travail ;
• les consignes de sécurité notamment en cas d’incendie ;
• les horaires collectifs de travail et les jours et heures de repos hebdomadaires ;
• l’interdiction de fumer et de vapoter dans l’entreprise ;
• le document unique d’évaluation des risques professionnels ;
• les panneaux pour la communication des syndicats.

La gestion des risques : La gestion des risques est essentielle pour toute entreprise, et particulièrement dans les secteurs de la sécurité privée, où les risques professionnels peuvent être élevés. L’employeur doit veiller à la santé et à la sécurité de ses travailleurs en mettant en place des actions de prévention, d’information et de formation. Il doit également évaluer les risques professionnels sur chaque poste de travail. Ces risques doivent être consignés dans un document. L’employeur a aussi l’obligation d’informer l’inspection du travail en cas d’accident du travail mortel.

En cas de non-respect de ces obligations, sa responsabilité civile et/ou pénale peut être engagée.

L’organisation du temps de travail et les contrats de travail (classification et rémunération) : D’une semaine à l’autre, l’activité de l’entreprise peut être irrégulière, surtout dans les secteurs où l’activité varie considérablement, comme c’est souvent le cas dans la sécurité privée en raison de la saisonnalité de l’activité.

La représentation du personnel : Englobe l’élection du Comité Social et Économique (CSE) et les négociations obligatoires.

La formation professionnelle : La formation professionnelle est un outil majeur à la disposition de tous les actifs : salariés, indépendants, chefs d’entreprise ou demandeurs d’emploi. Elle permet de se former tout au long de son parcours professionnel, pour développer ses compétences et accéder à l’emploi, se maintenir dans l’emploi ou encore changer d’emploi/métier, ou engager une reconversion professionnelle.

Les entretiens RH obligatoires : Depuis 2018, l’entretien professionnel est obligatoire. L’employeur doit proposer à son salarié un entretien professionnel tous les 2 ans à partir de sa date d’arrivée et après une longue période d’absence (congé maternité, congé sabbatique, arrêt maladie de plus de 6 mois, etc.).

Les objectifs de l’entretien professionnel :

• envisager des perspectives d’évolution professionnelle ;
• vérifier qu’au moins une formation non-obligatoire a été proposée et identifier les prochains besoins d’accompagnement ;
• informer sur la validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE) et sur le compte personnel de formation (CPF).

La conformité de la paie : Assure la justesse des déclarations sociales, des taxes, et la conformité des règles internes telles que les notes de frais et les avantages sociaux.

La protection des données personnelles (RGPD) : Régule l’archivage et la conservation des dossiers du personnel pour protéger leur confidentialité.

Ces catégories forment un cadre de référence pour les gérants, afin de veiller à ce que leur entreprise respecte les diverses exigences réglementaires et légales, garantissant ainsi une gestion optimale des ressources humaines.

Puis, selon le seuil d’effectif, il est obligatoire ou très recommandé de procéder à la mise en conformité de vos obligations sociales.

Obligations dès le 1er salarié

Affichage obligatoire : Informations légales visibles pour tous les employés.

Couverture santé mutuelle et prévoyance : Protection de la santé des salariés. En complément des couvertures de base fournies par la Sécurité sociale, un employé peut également profiter des avantages d’une complémentaire santé proposée par l’entreprise. Il incombe à l’employeur de négocier et de gérer ce contrat avec l’assureur choisi. Il est essentiel que cette complémentaire santé offre un niveau minimal de garanties.

Document unique d’évaluation des risques professionnels : Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) est requis dans toutes les entreprises dès l’embauche du premier salarié. C’est un registre dans lequel l’employeur doit noter les conclusions de l’analyse des risques associés à la santé et à la sécurité auxquels les employés peuvent être exposés.

Visites médicales : Dans le secteur de la sécurité privée, il est essentiel que chaque agent bénéficie d’un suivi médical tout au long de sa carrière afin de prévenir toute détérioration de sa santé liée à ses conditions de travail. Concernant la visite médicale du travail, voici les dispositions actuelles : depuis le 1er janvier 2017, la visite médicale d’embauche classique a été supprimée et remplacée par une visite d’information et de prévention (VIP), qui doit être réalisée dans les trois mois suivant l’entrée en fonction de l’agent. Toutefois, les agents mineurs et ceux travaillant de nuit doivent encore passer cette visite avant leur embauche. De plus, les agents de sécurité exposés à des risques particuliers, bénéficient d’un suivi médical individuel renforcé pour assurer leur bien-être au travail.

Registre de sécurité : Le registre de sécurité fait partie des documents obligatoires de l’entreprise devant être établi par l’employeur. Ce registre regroupe les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de la santé et de la sécurité au travail. Le registre de sécurité est daté et doit mentionner :

• l’identité de la personne ou de l’organisme chargé du contrôle ou de la vérification ;
• l’identité de la personne qui a réalisé le contrôle ou la vérification.

💡 Attention : ce registre de sécurité ne doit pas être confondu avec le registre de sécurité pour un établissement recevant du public, aussi appelé le registre de sécurité ERP. Dans ces établissements, la loi impose la tenue d’un registre de sécurité sur lequel sont reportés les renseignements indispensables à la bonne marche du service de sécurité.

Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : 

La DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) est une formalité administrative obligatoire en France pour toute entreprise qui recrute un salarié. Cette déclaration doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’embauche du salarié et obligatoirement avant que celui-ci commence à travailler. Elle est adressée à l’URSSAF, sauf si l’entreprise utilise des dispositifs simplifiant les formalités d’embauche des petites entreprises.

La DPAE permet d’effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

• Demande d’immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale.
• Demande d’affiliation au régime d’assurance chômage.
• Demande d’adhésion à un service médical du travail.
• Demande pour la visite d’information et de prévention.

La DPAE est une procédure essentielle qui regroupe plusieurs formalités administratives nécessaires à l’embauche d’un salarié, simplifiant ainsi les démarches pour l’employeur.

Formulaire DPAE (cerfa 14738*01)

Registre unique du personnel : Le registre unique du personnel est un document obligatoire pour toutes les entreprises, qui doit être tenu à jour et disponible. Ce registre sert à assurer la transparence des emplois au sein de l’entreprise.

Le registre doit inclure les informations suivantes pour chaque salarié :

• Identification des salariés : nom, prénom, date de naissance.
• Dates d’embauche et de départ : date de début et de fin du contrat de travail.
• Contrats de travail : nature du contrat (CDI, CDD, intérim, apprentissage, etc.).

Les informations inscrites sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant une période de 5 ans après le départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions pénales pour l’employeur. Les infractions peuvent être sanctionnées par des amendes et des peines prévues par le Code du travail.

RGPD : En tant qu’employeur, vous pouvez être amené à collecter des informations concernant vos salariés afin de procéder aux recrutements, calculer les horaires de travail ou encore établir la fiche de paie. Toutefois, la collecte de ces informations est strictement encadrée.

Obligations à partir de 11 salariés

Élections professionnelles du CSE : Le comité social et économique (CSE) est l’instance de représentation du personnel dans l’entreprise et doit être mis en place dans les entreprises de 11 salariés et plus. L’employeur doit organiser des élections professionnelles pour élire les membres du CSE. Cela implique d’informer les salariés de l’organisation des élections, de déterminer le nombre de sièges à pourvoir et de préparer les listes électorales.

Désignation d’un délégué syndical : Le délégué syndical est un salarié désigné par un syndicat représentatif pour représenter ce syndicat au sein de l’entreprise. Il a pour mission principale de défendre les intérêts des salariés en rapport avec les revendications syndicales. Il joue un rôle crucial dans la communication entre les salariés et la direction de l’entreprise. Le délégué syndical est chargé de négocier les conventions et accords collectifs d’entreprise ou d’établissement. Ces accords peuvent porter sur divers sujets tels que les salaires, les conditions de travail, les avantages sociaux, etc. Le délégué syndical bénéficie d’une protection particulière contre le licenciement. Cette protection est mise en place pour éviter toute discrimination liée à son activité syndicale. Il est possible pour un salarié de cumuler le mandat de délégué syndical avec d’autres fonctions représentatives au sein de l’entreprise, telles que Membre de la délégation du personnel au CSE, Représentant syndical au CSE.

Mise à jour annuelle du Document unique :Comme mentionné précédemment, Toute entreprise doit élaborer et tenir à jour un Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).Pour les entreprises d’au moins 11 salariés, le DUERP doit être mis à jour chaque année, comme l’exige l’article R. 4121-2 du Code du travail. Cette mise à jour implique que l’employeur doit renouveler chaque année son évaluation des risques professionnels. Il doit prendre en compte :

• Les changements dans les conditions de travail.
• L’apparition de nouveaux risques.
• Les accidents et incidents survenus au cours de l’année.

Cette mise à jour annuelle implique que l’employeur renouvelle chaque année son évaluation des risques professionnels dans l’entreprise.

Obligations à partir de 20 salariés

Emploi de personnes handicapées :

En France, toutes les entreprises employant au moins 20 salariés sont tenues de respecter une obligation légale : l’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés (OETH). Cette obligation consiste à intégrer des travailleurs handicapés dans une proportion d’au moins 6 % de leur effectif total, sous peine de sanctions financières. Des aides et des mesures d’accompagnement sont disponibles pour soutenir les entreprises dans cette démarche.

Chaque année, les entreprises concernées doivent remplir une déclaration obligatoire (Déclaration Obligatoire d’Emploi des Travailleurs Handicapés – DOETH) via le site internet de l’URSSAF. Cette déclaration permet de vérifier le respect de l’OETH et, le cas échéant, de calculer la contribution à verser à l’AGEFIPH. Le non-respect de l’OETH peut entraîner des sanctions financières sous forme de contributions majorées à l’AGEFIPH.

Obligations à partir de 50 salariés

Index d’égalité homme-femme :

Chaque année, au plus tard le 1er mars, les entreprises comptant au moins 50 salariés doivent calculer et publier sur leur site internet, de manière visible et lisible, la note globale de l’Index de l’égalité femmes-hommes, ainsi que les notes obtenues pour chacun des indicateurs qui le composent. Ces informations doivent rester accessibles en ligne au minimum jusqu’à la publication des résultats de l’année suivante.

Les entreprises doivent également communiquer ces résultats, avec le détail des différents indicateurs, à leur CSE ainsi qu’à l’inspection du travail.

PAPRIPACT (Programme Annuel de Prévention des Risques et d’Amélioration des Conditions de Travail) :

Le PAPRIPACT est un document obligatoire qui définit, sur une ou plusieurs années, les actions de prévention à mettre en place pour agir sur les risques professionnels identifiés. Il ne doit pas être confondu avec d’autres documents obligatoires.

Ce programme s’impose à l’employeur et aux élus du CSE dans le cadre de la lutte contre les risques professionnels. Il est élaboré après la réalisation du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP), qui recense l’ensemble des risques professionnels et psychosociaux auxquels sont exposés les salariés.

Règlement intérieur :

Le règlement intérieur est un document essentiel qui établit les droits et obligations des salariés au sein de l’entreprise.

Ce document est élaboré par l’employeur.

Il précise uniquement les règles relatives à la santé, la sécurité et la discipline au sein de l’entreprise.

Il définit notamment la nature et l’échelle des sanctions que l’employeur peut appliquer aux salariés.

Il rappelle également les points suivants :

• le droit à la défense des salariés ;
• les dispositions contre le harcèlement moral et sexuel, ainsi que les agissements sexistes ;
• le dispositif de protection des lanceurs d’alerte.

Important : Les obligations imposées par le règlement doivent être justifiées par les exigences de l’activité et proportionnées aux objectifs poursuivis.

NAO : Négociation annuelle sur les salaires et conditions de travail

Dans les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d’organisations représentatives, et dans lesquelles a été désigné au moins un délégué syndical, la Négociation Annuelle Obligatoire (NAO) est une procédure légale que l’employeur doit prendre l’initiative d’engager, périodiquement, pour des discussions portant sur certains thèmes dont, notamment, les rémunérations et l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

À défaut d’une initiative de l’employeur, la négociation s’engage obligatoirement à la demande d’une organisation syndicale représentative.

Accord de participation

L’accord de participation est un dispositif d’épargne salariale permettant de redistribuer une partie des bénéfices de l’entreprise aux salariés, en reconnaissance de leur contribution au succès de l’entreprise. L’accord de participation devient obligatoire pour les entreprises ayant atteint ou dépassé 50 salariés pendant 5 années consécutives depuis le 1er janvier 2020. Si l’effectif tombe en dessous de 50 salariés durant une année civile, l’obligation de mettre en place un accord de participation est suspendue pour une nouvelle période de 5 ans.

BDESE (Base de données économiques, sociales et environnementales)

La BDESE est une base de données qui regroupe toutes les informations nécessaires pour les consultations et les informations récurrentes que l’employeur doit fournir au Comité Économique et Social (CSE). Elle est utilisée comme support de préparation pour la consultation annuelle du CSE.

Elle contient des données sur les sujets suivants :

• l’investissement social ;
• l’investissement matériel et immatériel ;
• l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ;
• les fonds propres ;
• l’endettement ;
• l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
• les activités sociales et culturelles ;
• la rémunération des financeurs ;
• les flux financiers à destination de l’entreprise ;
• les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise ;

Obligations à partir de 250 salariés

Désignation d’un référent handicap :

Depuis la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, toutes les entreprises comptant au moins 250 salariés sont tenues de désigner un référent handicap.

Le référent handicap est chargé de coordonner les actions en faveur de l’inclusion et du maintien dans l’emploi des personnes handicapées au sein de l’entreprise.

Désignation d’un référent harcèlement sexuel :

Pour prévenir et lutter contre les agissements sexistes et le harcèlement sexuel au travail, la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel a renforcé le cadre juridique. Depuis le 1er janvier 2019, des référents en matière de harcèlement sexuel doivent être désignés par les entreprises et par les représentants du personnel dans certaines circonstances.

Le référent harcèlement sexuel est chargé de prévenir et traiter les cas de harcèlement sexuel et d’agissements sexistes au sein de l’entreprise, assurant ainsi un environnement de travail sûr et respectueux.

Les obligations RH en entreprise de la loi Santé

Entrée en vigueur le 2 août 2021, la loi Santé a été mise en place pour renforcer la prévention en matière de santé au travail. Cette législation introduit plusieurs changements que les entreprises doivent intégrer pour assurer leur conformité en matière de ressources humaines.

L’employeur est responsable de garantir la santé et la sécurité de ses employés en instaurant des mesures de prévention, d’information et de formation.

Il doit également procéder à l’évaluation des risques professionnels spécifiques à chaque poste de travail.

Ces risques doivent être consignés dans un document officiel.

En outre, l’employeur doit informer l’inspection du travail en cas d’accident mortel survenu sur le lieu de travail.

Le non-respect de ces obligations peut engager sa responsabilité civile et/ou pénale.

Au sujet de la sécurité privée

Les lois et régulations en vigueur pour les professionnels de la sécurité

Cadre légal général

Les lois qui régissent le secteur de la sécurité privée varient d’un pays à l’autre, mais elles partagent des objectifs communs : protéger le public, garantir la compétence des agents de sécurité et prévenir les abus de pouvoir. En France, par exemple, le cadre législatif est principalement défini par le Code de la sécurité intérieure et est supervisé par le Conseil National des Activités Privées de Sécurité (CNAPS).

• Licence et autorisation d’exercice : Toute entreprise de sécurité privée doit obtenir une licence d’exploitation délivrée par le CNAPS. Cette licence est une preuve que l’entreprise respecte les normes légales et de qualité exigées. De même, les agents de sécurité doivent obtenir une autorisation individuelle d’exercice, prouvant qu’ils ont suivi la formation nécessaire et qu’ils ne présentent pas de casier judiciaire incompatible avec l’exercice de leurs fonctions.
• Formation obligatoire : Les agents de sécurité doivent suivre une formation professionnelle initiale d’au moins 140 heures, comprenant des modules sur les aspects légaux, les techniques de surveillance, la gestion des conflits, et les premiers secours. Cette formation est essentielle pour obtenir l’autorisation d’exercer délivrée par le CNAPS.
• Conformité aux réglementations sur la protection des données : Avec l’augmentation des technologies de surveillance et des données collectées, les entreprises de sécurité doivent se conformer aux réglementations sur la protection des données, telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en Europe. Cela inclut la gestion sécurisée des informations personnelles collectées par les systèmes de surveillance.
• Supervision et contrôle : Le CNAPS est chargé de superviser et de contrôler les activités des entreprises et des agents de sécurité pour s’assurer qu’ils respectent les réglementations en vigueur. Cela peut inclure des inspections régulières, des audits de conformité et des enquêtes en cas de plaintes.

Certifications obligatoires et recommandées

Les certifications jouent un rôle crucial dans la validation des compétences et la reconnaissance professionnelle dans le secteur de la sécurité privée. Elles peuvent être obligatoires pour l’exercice légal de la profession ou recommandées pour améliorer l’expertise et la crédibilité des agents de sécurité.

Certifications obligatoires pour les agents de sécurité

1. Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) – Agent de Prévention et de Sécurité (APS) : Cette certification est requise pour tous les agents de sécurité en France. Elle valide les compétences nécessaires pour effectuer des tâches de surveillance, de contrôle d’accès, et de gestion des incidents.
2. Certificat d’Aptitude à l’Exercice de la Profession d’Agent de Sécurité (CQP APS) : En plus du CQP APS, certaines spécialisations peuvent nécessiter des certificats supplémentaires, comme le CQP-ASA pour les agents de sécurité aéroportuaire ou le CQP-ASC pour les agents cynophiles (avec chiens).
3. Carte Professionnelle : Pour exercer en tant qu’agent de sécurité, il est obligatoire de posséder une carte professionnelle délivrée par le CNAPS. Cette carte atteste que l’agent a les qualifications requises et a passé les vérifications de sécurité nécessaires.

Certifications obligatoires pour les superviseurs

1. Certificat de Qualification Professionnelle – Chef de site : Cette certification est souvent requise pour les superviseurs ou les chefs d’équipe. Elle inclut des modules sur la gestion de la sécurité, le leadership, et la coordination des opérations de sécurité.
2. Certifications spécifiques à la gestion des crises : Pour les superviseurs impliqués dans la gestion des crises ou des situations d’urgence, des formations spécifiques telles que le CQP en gestion des crises peuvent être nécessaires.

Certifications recommandées pour les professionnels de la sécurité

1. Certification en premiers secours : Bien que souvent incluse dans les formations initiales, une certification en premiers secours (comme le PSC1 – Prévention et Secours Civiques de niveau 1 en France) est fortement recommandée pour tous les agents de sécurité.
2. Certifications spécifiques à l’industrie : Les agents travaillant dans des environnements spécialisés (par exemple, la sécurité portuaire, la sécurité dans les centres commerciaux) peuvent bénéficier de certifications spécifiques à leur domaine d’activité.

La gestion des obligations RH et légales dans le secteur de la sécurité privée est une tâche complexe et exigeante qui nécessite une attention constante et une mise à jour régulière des connaissances et des pratiques. En respectant les règles de transparence, en veillant à la formation et à la certification de leurs agents, en se conformant aux normes de sécurité et en suivant les codes de déontologie, les entreprises de sécurité privée peuvent non seulement éviter les risques de non-conformité mais aussi améliorer la qualité de leurs services et renforcer la confiance de leurs clients.

L’adhésion rigoureuse à ces obligations renforce la réputation de l’entreprise, assure la sécurité de ses employés et protège ses intérêts juridiques. Alors que les exigences réglementaires évoluent, les entreprises de sécurité privée doivent rester vigilantes et proactives pour naviguer avec succès dans un environnement en constante évolution. Cette vigilance ouvre également des opportunités pour innover en matière de sécurité et de gestion des ressources humaines, en intégrant des pratiques exemplaires et des technologies de pointe.

Assurer la conformité RH dans le secteur de la sécurité privée n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi une marque de professionnalisme et d’engagement envers le bien-être des employés et la sécurité des clients. Les dirigeants d’entreprises de sécurité privée doivent voir ces exigences non pas comme des contraintes, mais comme des moyens d’améliorer continuellement leurs pratiques et de se démarquer dans un secteur hautement compétitif.